Nowością nie jest już stwierdzenie, że po 1 stycznia 2019 r. obowiązuje krótszy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy pytają jednak, czy mają obowiązek wydać pracownikowi jego dokumentację, jeżeli nie pojawi się w terminie po odbiór. Oczywiście nie, jeżeli pracodawca zniszczył dokumentację w taki sposób, że nie jest możliwe jej odtworzenie. Z drugiej jednak strony ustawodawca w art. 94(7) § 2 Kodeksu pracy stwierdza, że do czasu zniszczenia dokumentacji pracowniczej, pracodawca może wydać ją byłemu pracownikowi. Dlatego właśnie pojawia się pytanie, czy to, że pracodawca "może" oznacza obligatoryjny obowiązek "musi", czy raczej fakultatywną możliwość "może" czyli "powinien" ale "nie musi"?

MOŻE = POWINIEN

MOŻE = NIE JEST ZOBOWIĄZANY

Po upływie podstawowych i przedłużonych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca może ją zniszczyć w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór (art. 94(7) § 2 Kp). Jeśli jednak tego nie uczyni, a nadal dokumentację przechowuje do wskazanych 12 miesięcy, to czytając przepis literalnie "może" w tym czasie ale nie musi wydać dokumentację pracownikowi, gdy ten zjawi się po terminie odbioru.

Pracodawca w moim przekonaniu nie zostanie ukarany w związku z tym, że odmówił wydania dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, którą nadal posiada. Przepis nie nakłada obowiązku, a jedynie daje możliwość. Pamiętajmy, że czynności związane z niszczeniem np. w związku z RODO, wymagają pewnych procedur i te mogą być już wdrożone w taki sposób, że trudno będzie dokonać zmian i ponownie uczynić je dostępnymi w sytuacji, gdy miały już status "przeznaczone do zniszczenia". Przykładowo mogła zostać już podpisana umowa powierzenia na zniszczenie dokumentacji pracowniczej z firmą zewnętrzną profesjonalnie zajmującą się niszczeniem dokumentów. 

Podsumowując, decyduje stan faktyczny konkretnego przypadku i dobra wola pracodawcy, który "może" wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi po terminie. Byłoby jednak też dobrą praktyką nie odmawiać pracownikowi w takiej sytuacji o ile na danym etapie przetwarzania jest to jeszcze możliwe.    

epr