Pracodawca może udostępnić dane byłego pracownika, do instytucji państwowej, pod warunkiem, że jest do tego zobowiązany przepisami prawa.

Pracodawca przetwarza dane osobowe pracownika, na podstawie przepisów prawa pracy, a także RODO. Dotyczy to również byłych pracowników, których dane osobowe są u pracodawcy przechowywane w zależności, od okresu na jaki jest zobowiązany z mocy przepisów. W opisywanym przypadku organ państwowy zwraca się do pracodawcy, czyli administratora danych osobowych, z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych byłego pracownika. Zgodnie z przepisami RODO jest to możliwe.

Stanowi o tym art. 6 ust 1 lit c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (t.j. Dz.U. UE L 119 z 4.05.2016 z późn. zm.) – RODO: „przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:  -> przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.”

Biorąc powyższe pod uwagę, w momencie jeżeli, pracodawca jest zobowiązany z mocy prawa, do przekazania danych osobowych, to może je udostępnić, bez uzyskania zgody, której udostępniane dane osobowe dotyczą. Odnosi się to również do byłych pracowników.